什么是企业档案（企业公司档案管理办法）

规章制度编号：企业（办/2)417-2021

企业公司档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为提高企业公司（以下简称“公司”）档案工作集团化、标准化、信息化水平，更好服务“两个一流”建设，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）等法规和中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强新形势下档案工作的相关要求，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是公司在生产、建设、研发、经营和管理等活动中直接形成的，具有利用和保存价值的各种形式的历史记录。公司档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分，确保其真实准确、齐全完整、系统规范、保管安全和有效提供利用，对于维护公司合法权益，提高公司核心竞争力，促进国有资产保值增值具有不可替代的作用。

第三条 本办法适用于公司总（分）部、各单位及所属各级单位（含全资、控股、代管单位）的档案管理工作。

第二章 职责分工

第四条 公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。

第五条 企业办公厅是公司档案工作的归口管理部门，履行以下职责：

（一）贯彻国家档案工作法律法规和方针政策，统筹规划、管理公司档案工作，推动将档案工作纳入公司相关发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障；

（二）研究制定公司档案工作制度、业务标准和技术规范；

（三）负责公司总部各部门、各分部文件材料的归档管理工作；

（四）指导、监督和检查各级单位档案工作；

（五）负责公司档案信息化建设的规划、组织实施和业务指导工作；

（六）负责组织、协调公司重大建设项目、科研项目等档案的验收工作；

（七）负责组织公司档案考核评价工作；

（八）负责企业公司档案馆的业务管理工作；

（九）负责组织协调公司档案培训工作；

（十）按照公司档案工作协作组工作规则指导公司档案工作协作组开展活动。

第六条 总部各部门、各分部、各项目主管部门在企业办公厅指导下，履行以下档案管理职责：

（一）负责本部门应归档文件材料的收集、整理,确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向公司档案馆归档移交；

（二）负责对本部门专业管理范围内业务档案的收集、整理及归档工作进行督促与检查。

第七条 企业公司档案馆（简称“公司档案馆”）是负责公司总（分）部档案及各级单位重要档案的收集整理、安全保管、编研开发与利用服务的专门机构；是公司档案保管中心、档案信息资源数据中心、档案开发利用服务中心、企业形象和社会责任展示窗口。在企业办公厅指导下，履行以下职责：

（一）贯彻执行国家档案工作有关法律法规和公司档案工作决策部署，负责馆内档案资源体系、开发利用体系、安全保管体系建设等工作；

（二）按照《企业公司档案馆档案收集管理办法（试行）》（企业办〔2011〕953号）接收公司总（分）部形成的所有档案，征集公司各级单位具有长久保存价值的重要、珍贵档案与资料；

（三）建立健全内部业务运作机制，做好进馆档案的整理、保管、鉴定、统计及利用服务等工作；

（四）推进公司档案馆信息化建设，建设数字档案馆；

（五）以服务公司中心工作为导向，充分挖掘档案资源，做好馆藏档案编研利用工作；

（六）定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；

（七）负责接收列入进馆范围的重大企业网建设项目档案和各省（自治区、直辖市）企业力公司、各直属单位产权、资产变动后应移交进馆的档案；

（八）完成企业办公厅交办的其他任务。

第八条 各级单位在企业办公厅指导下，履行以下档案工作职责：

（一）贯彻落实公司档案工作部署，统筹规划、管理本单位档案工作；

（二）将档案工作纳入本单位相关发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障；

（三）指导、监督和检查所属单位的档案工作；

（四）对所属单位档案工作开展考核评价；

（五）负责组织协调本单位及所属单位档案培训工作；

（六）按要求向公司档案馆移交具有长久保存价值的重要、珍贵档案与资料。

第九条 各级单位办公室（综合管理部门）是本单位档案工作归口管理部门，履行以下职责：

（一）贯彻落实公司档案工作制度和业务规范，做好本单位档案工作计划的制定和组织实施工作；

（二）指导、督促本单位业务部门做好文件材料的归档工作；

（三）负责本单位档案的接收、保管、统计和利用服务工作，组织开展档案编研和鉴定销毁工作；

（四）负责本单位档案信息化建设的规划、组织实施和业务指导； （五）负责组织、协调本单位重大建设项目、科研项目等档案的验收工作；

（六）负责所属单位档案考核评价的组织实施工作；

（七）负责本单位所属档案工作支撑机构的业务管理与考核；

（八）负责组织实施本单位及所属单位的档案培训工作。

第十条 各级单位内设部门在本单位办公室（综合管理部门）指导下，履行以下档案管理职责：

（一）负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。

（二）负责对本部门专业管理范围内业务档案的收集、整理及归档工作进行督促与检查。

第三章 组织建设

第十一条 各级单位应明确档案工作的分管领导，设置档案管理专门机构，确定各职能（业务）部门、各项目的档案工作责任人。

第十二条 各级单位要配备与本单位生产、建设、研发、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员，并保证档案人员相对稳定；档案人员与其它同职称等级专业技术人员应具有同等岗级待遇。

第十三条 各级单位应建立以档案部门为核心，各部门、各项目专（兼）职档案人员为基础的企业档案管理体系，形成层层负责的管理工作机制。

第十四条 档案部门负责人应具有中级以上技术职称或大学本科以上学历；档案人员应具有档案专业技术职称或大学专科以上学历，并定期接受档案业务培训和继续教育。

第十五条 各级单位档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入企业部门和有关人员经济责任制或岗位责任制，纳入企业规章制度及工作流程；档案数字化、档案征集、工程项目档案验收等档案工作所需经费应列入相应财务预算。

第十六条 各级单位档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整性与系统性。

第十七条 各级单位下达项目计划任务应同时提出项目文件材料归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件材料归档情况；开展项目总结应同时开展项目文件材料归档交接工作。

第十八条 各级单位资产与产权变动时，应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发〔1998〕6号），依法做好档案处置工作。向系统外机构或单位移交档案（应依法移交的城建档案除外），须报企业办公厅批准。

第四章 业务建设

第十九条 各级单位应严格执行公司档案管理相关制度，采用统一的档案分类方案、归档范围和保管期限表。

第二十条 各级单位应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。

第二十一条 文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。

（一）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。

（二）科研开发、项目建设文件材料应在其项目鉴定、竣工投产后3个月内移交归档，周期长的可分阶段、分单项归档。

（三）产品生产及服务（含保险）业务文件材料应定期或按阶段归档。

（四）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后及时登记归档。

（五）会计专业文件材料应在会计年度终了后由会计部门立卷整理，保管一年后于次年6月底前向档案部门移交。

（六）企业子文件逻辑归档应定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体同步归档。

（七）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

（八）更新、补充的文件材料，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等应随时归档。

第二十二条 归档文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

第二十三条 归档文件材料应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档并注明原件存放位置。

（一）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档，外文（或少数民族文字）材料若有汉语译文的，应一并归档，无译文的要译出题名和目录后归档。

（二）归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

（三）具有永久保存价值或其他重要价值的企业子文件，须制作纸质文件或缩微胶卷同时归档。

第二十四条 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求，主办单位一般应归档保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

第二十五条 文件材料整理应遵循其形成的规律，区分保管期限，保持文件材料之间的有机联系。

（一）文书、科技、会计、人事等门类文件材料的整理，应分别符合国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（令第10号）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）、《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）等标准及文件要求。

（二）照片、音像、企业子文件等文件材料的整理，应分别符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）、《企业子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《企业公司纸质档案数字化技术规范》（Q/GDW 135-2006）等标准要求。

第二十六条 文件材料归档应进行登记，登记表与文件材料一同向档案部门移交。档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量，履行交接登记手续。重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

第二十七条 档案保存应依据档案载体选择档案柜或密集架，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应异地备份。

第二十八条 档案入库前一般应去污、消毒，受损档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

第二十九条 各级单位应成立由分管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定组织，负责确定文件材料保管期限和到期档案的鉴定工作。

第三十条 各级单位对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应在组织鉴定后重新划定保管期限。对无继续保存价值的应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人或其授权人批准签字后按程序销毁。销毁清册永久保存。

各在京单位拟销毁的非涉及国家秘密的档案应交由企业公司文件资料销毁中心销毁。

第三十一条 各级单位应建立档案管理台账，定期记录（核对）档案库藏、出入库、利用、设施设备、销毁及责任人情况等，及时准确填报本单位档案统计年报及有关报表。

第三十二条 各级单位应对可能发生的突发事件和自然灾害，制定档案抢救应急措施；对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，制定应急预案。

第五章 信息化建设

第三十三条 各级单位要将档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，通过加快推进企业子文件管理和档案信息系统建设，建立起贯通各层级、覆盖全业务的档案大数据资源体系。

第三十四条 各级单位按照档案“存量数字化”、“增量企业子化”的要求，加快推进数字档案馆建设，力争2020年底前实现馆（室）藏非涉及国家秘密档案数字化率达到100%的目标。

第三十五条 加强档案管理前端控制，将企业子文件归档要求及功能嵌入文件生成系统。各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型企业子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型企业子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。

第三十六条 企业子文件经鉴定、整理、审核、归档后形成企业子档案。

（一）企业子文件元数据、背景信息，以及生成非通用企业子文件格式的软件等应与企业子文件一并归档。归档的企业子文件数据格式应易于识读、迁移。

（二）企业子文件的整理、鉴定与归档要求应参照《企业子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999）和《企业子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第三十七条 加密的企业子文件一般应解密后归档，归档时仍须加密的应与其解密软件和说明文件一并归档。

第三十八条 企业子档案存储应采用有效备份机制，确保信息安全。

第六章 开发利用

第三十九条 各级单位档案部门应加强档案数据信息的开发，充分利用档案信息管理系统，及时、有效地提供档案利用服务。

第四十条 要加大企业子档案在档案利用服务中的比重，完善基于企业子档案利用的业务流程与权限控制，最大限度降低实体档案利用带来的风险，提高档案安全保管能力。

第四十一条 各级单位应按照公司相关保密规定和知识产权管理要求，严格涉及国家秘密、企业秘密相关档案利用权限的控制；利用档案应按规定进行登记，并注明利用效果。

第四十二条 各级单位应对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介等。

第四十三条 各级单位档案部门可在符合保密要求的前提下，与有关部门或机构开展编研合作，形成深层次的档案编研产品。

第七章 设施设备

第四十四条 各级单位应设置符合国家标准的档案库房，并根据需要分开设置阅档室、档案业务技术用房及办公用房。

第四十五条 档案库房应远离易燃、易爆物品和水、火等安全隐患，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层，档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。新建库房应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），面积应至少满足本单位此后20年档案存储需要。

第四十六条 档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。

第四十七条 档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。

第四十八条 档案库房温湿度应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）、《企业子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，并有应急处理措施。

第四十九条 档案业务技术用房应配备装订、打印、复印、摄影摄像、计算机、扫描仪等满足实际工作需要的设施设备。有条件的单位可配置容灾备份、应急企业源、CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第五十条 各级单位（县级供企业企业及同级单位视需要而定）应设立荣誉档案陈列或展示区域。

第五十一条 档案柜架应牢固耐用，并具有防火、防盗、防尘作用。非纸质载体档案有专用柜架。档案柜的排列符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）。

第五十二条 各类档案盒规格、式样和质量应符合《文书档案案卷格式》（GB／T 9705-2008）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）和《照片档案整理规范》（GB/T 11821-2002）等的要求。

第八章 考核与奖惩

第五十三条 企业办公厅按照《企业公司档案工作考核评价办法》（办文档〔2012〕4号）对各单位档案工作进行考核评价。各级单位应对所属单位开展档案工作考核评价，评价结果定期通报。被考核评价单位应结合考核评价结果及时查找不足，完善整改，以持续提高本单位档案管理水平。

第五十四条 各级单位应按照有关规定，对在档案工作中表现突出的集体或个人予以表彰奖励。对违反档案管理法规制度、给档案或公司工作造成严重不良影响的行为，要严格按照监察部、人力资源与社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》（令第30号）和公司相关规定，追究直接责任人及相关领导的责任。

第九章 附 则

第五十五条 各级单位应在遵循本办法的基础上，按照公司相关规定，组织好企业网建设项目档案、审计项目档案、企业力客户档案及采购活动文件材料归档、法律文书归档等专项业务档案的管理工作。

第五十六条 本办法由企业办公厅负责解释并监督执行。

第五十七条 本办法自2021年3月1日起施行。